Código de ética - TBA | Total Business Administration

I. OBJETIVOS

El presente Código de Ética de Negocios tiene los siguientes objetivos:

Dar a conocer a los consejeros, directivos y empleados de la organización sus obligaciones de carácter ético, hacia la empresa, inversionistas, clientes, acreedores, proveedores, competidores y autoridades, en su carácter de representantes de la empresa.
Establecer criterios básicos para normar el comportamiento ético de todas las personas que laboran en nuestras empresas.
Compartir nuestros valores éticos con las personas interesadas en conocer TBA.
Señalar las sanciones a que se hacen acreedores quienes cometen faltas en contra de nuestro Código de Ética de Negocios.

II. ALCANCE

El presente Código de Ética de Negocios está dirigido para la observancia por parte de directores y gerentes (directivos) y empleados y colaboradores de TBA.
Este Código parte del hecho de que en la mayoría de las veces la acción correcta es clara, independientemente de que esté o no incorporada a un código.
Por la razón anterior, este documento no es ni pretende ser, exhaustivo incluyendo todas las situaciones donde pudiera presentarse un aparente conflicto de índole ético.
Este Código describe situaciones generales relativas a las relaciones con nuestros inversionistas, clientes, proveedores, autoridades y con el medio ambiente, considerando aquéllas en que existe mayor riesgo de un conflicto ético potencial.
Se irán incorporando nuevos temas en la medida en que sea necesario para hacer frente a la dinámica de las situaciones de negocios y del entorno en general.
Las situaciones no previstas en este Código de Ética de Negocios, deben resolverse de acuerdo con un criterio sano de administración. En caso de duda, es necesario consultar con el área de Recursos Humanos, o en última instancia con la Gerencia General.

III. PRINCIPIOS ETICOS GENERALES

En TBA, reconocemos la dignidad de las personas y respetamos su libertad y su privacidad.
En TBA ninguna persona debe ser discriminada por razones de género, estado civil, edad, religión, raza, opinión política, clase social y económica, embarazo, idioma, dialecto, origen étnico, nacionalidad, preferencia sexual o discapacidad.
Los directivos, empleados y colaboradores de TBA están obligados a cumplir con todas las leyes, regulaciones y ordenamientos que rigen o limitan su área de responsabilidad, así como las normas y procedimientos de control interno que establezca la Administración.
Los directivos, empleados y colaboradores de TBA deben observar una conducta leal, respetuosa, diligente y honesta.
Quienes tengan a su cargo personas que le reporten, tienen la obligación moral de respetarlas y protegerlas en lo pertinente.
Se prohíbe, se condena y debe ser denunciado el acoso sexual por el daño moral que causa a quienes lo experimentan.
La información financiera deberá ser veraz y suficiente para los propósitos de los usuarios de la misma.
Los directivos, empleados y colaboradores deben abstenerse de hacer comentarios –sea en medios familiares o sociales- sobre actividades que llevan a cabo dentro de la empresa, que vayan en detrimento de esta misma o de los demás directivos, empleados o colaboradores.
Ningún directivo, empleado o colaborador puede utilizar el nombre de TBA o el de sus empresas, así como el resto de sus recursos, en actividades para su beneficio personal.
Deberá evitarse todo contacto con personas deshonestas que pretendan o puedan perjudicar a las empresas de TBA.
Los consejeros, directivos y empleados deberán abstenerse de divulgar información confidencial relativa a procesos, métodos, estrategias, planes, proyectos, datos técnicos, de mercado o de cualquier otro tipo.
Los directivos y empleados deben evitar desarrollar una actividad externa a la empresa que demande una cantidad de tiempo y esfuerzo que pueda afectar su capacidad y disponibilidad con las obligaciones que tienen para con la empresa.
Está prohibido despedir, degradar, suspender, amenazar, acosar, interferir con el derecho de empleo o en cualquier otra forma de discriminar a un consejero, directivo o empleado, por proporcionar información, ayudar a que se proporcione información, o colaborar en una investigación donde se presuma el incumplimiento de alguna disposición establecida en las Políticas Corporativas de TBA o en el presente Código.
Los directivos y empleados que participen en actividades políticas de cualquier fuero, deben tener especial cuidado en no involucrar a TBA, estableciendo claramente que se actúa a título personal y no en representación de la empresa, ya que esta no influye, apoya o interviene en ninguna forma en dichas actividades.
Está prohibida la concesión de préstamos o financiamientos a consejeros y directivos de TBA.

IV. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE ETICA PROFESIONAL PARA PROFESIONALES DE LA CONTABILIDAD

Corresponden a las normas éticas profesionales contenidas en la Ley 43 de 1990, el DUR 2040 de 2019 y otras normas que los hayan modificado

Integridad – ser franco y honesto en todas las relaciones profesionales y empresariales.
Objetividad – no permitir que prejuicios, conflicto de intereses o influencia indebida de terceros prevalezcan sobre los juicios profesionales o empresariales. Ser imparcial, objetivo, actuar sin perjuicios y actuar sin interés dañino.
Competencia y diligencia profesionales – mantener el conocimiento y la aptitud profesionales al nivel necesario para asegurar que el cliente o la entidad para la que trabaja reciben servicios profesionales competentes basados en los últimos avances de la práctica, de la legislación y de las técnicas y actuar con diligencia y de conformidad con las normas técnicas y profesionales aplicables.
Confidencialidad – respetar la confidencialidad la información obtenida como resultado de relaciones profesionales y, en consecuencia, no revelar dicha información a terceros sin autorización adecuada y específica, salvo que exista un derecho o deber legal o profesional revelarla, ni hacer uso de la información en propio o de terceros.
Comportamiento profesional – cumplir disposiciones legales y reglamentarias aplicables y evitar cualquier actuación que pueda desacreditar a la profesión.

V. AMENAZAS Y SALVAGUARDAS

Las amenazas se pueden clasificar en una o más de las siguientes categorías:

Interés público – amenaza de que un interés financiero u otro, influyan de manera inadecuada en el juicio o en el comportamiento del profesional de TBA.
Amenaza de auto revisión -amenaza de que el profesional de TBA no evalúe adecuadamente los resultados de un juicio realizado o de un servicio prestado con anterioridad por el profesional de TBA o por otra persona de TBA, que el profesional de TBA va a utilizar como base para llegar a una conclusión como parte servicio actual.
Amenaza de abogacía -amenaza de que un profesional de TBA promueva la posición de un cliente o de TBA hasta el punto de poner en peligro su objetividad.
Amenaza de familiaridad -amenaza de que, debido a una relación prolongada o estrecha con un cliente o con TBA, el profesional de TBA se muestre demasiado afín a sus intereses o acepte con demasiada facilidad su trabajo.
Amenaza de intimidación -amenaza de que presiones reales o percibidas, incluidos los intentos de ejercer una influencia indebida sobre el profesional de TBA, le disuadan de actuar con objetividad.

Para una mayor comprensión de cada uno de las amenazas anteriores, se debe consultar los numerales 200.4, 200.5, 200.6, 200,7 y 200.8 del anexo 4 del DUR 2420 de 2015 y sus modificaciones posteriores, los cuales se entenderán que hacen parte del Código de Ética de TBA.

SALVAGUARDAS

Las salvaguardas que aplicara TBA para eliminar o reducir las amenazas serán:

TBA capacitara al personal sobre el cumplimiento de los principios fundamentales
Antes de aceptar un encardo o la prestación de un servicio, o decidir si se continua con el mismo, la junta de socios debe evaluar si existe algún conflicto de interés entre el cliente y TBA. De existir algún conflicto en reunión de socios debe determinar por: i) Asignar dos socios al trabajo quienes deberán estar de acuerdo en todas sus actuaciones; sino se ponen de acuerdo deberán involucrar al Socio principal de TBA para tomar cualquier decisión; ii) Solicitar recomendación de MSI Globsal Alliance (Asociación a la que pertenece TBA) para que recomiende y iii) No Aceptar el cliente. Cualquiera de los procedimientos utilizados debe quedar documentado por escrito.
En el evento que los honorarios de un cliente de aseguramiento representen más de un 20% de los ingresos totales de TBA, se solicitara a MSI la intervención de otra firma aliada de otro pais, para que asesore y supervise la ejecución del servicio o en caso contrario no se aceptara el cliente.
Antes de empezar cualquier encargo o servicio, el personal de TBA deberá manifestar por escrito si tienen ningún conflicto de interés con el cliente, el personal del mismo o sus familiares. El socio a cargo decidirá si: i) se cambia el equipo de trabajo o ii) si se somete la situación a evaluación en reunión de socios.
En cualquier momento, el personal asignado por TBA a un encargo o servicio, deberán informar al Socio de TBA a cargo del trabajo, si han recibido alguna coacción, intimidación o presión por parte del algún funcionario del cliente o de TBA. El Socio a cargo comunicara la situación al Socio Principal con sus recomendaciones, para que conjuntamente decidan cual sería la salvaguarda más conveniente.
En cualquier momento, el personal de TBA deberá informar al Socio a cargo del trabajo o al socio principal, si tienen conocimiento de que algún funcionario del TBA presenta algún conflicto de interés con relación a algún trabajo o le consta que algún funcionario ha sido objeto de coacción, presión o intimidación. El asunto especifico será sometido a la evaluación de la Junta de Socios quienes evaluaran la gravedad del asunto y si deben tomar medidas disciplinarias sobre el personal que no reporto los hechos y tomaran las medidas para salvaguardar las amenazas detectadas.
Los Socios de TBA que fueron informados de los conflictos de interés, presiones, coacciones o intimidaciones deben evaluar la situación y decidir si el personal involucrado puede continuar con el encargo o servicio o si es mejor asignar otro personal. En caso de duda se debe someter a consideración en reunión de socios.

Las amenazas que sean sometidas a estudio en reunión de socios (Junta de Socios), serán evaluadas apoyándose en los lineamientos y recomendaciones incluidos los numerales 200.9, 200.10, 200.11, 200.12, 200.13, 200.14 y 200.15 del anexo 4 del DUR 2420 de 2015 y sus modificaciones posteriores.

VI. ACEPTACIÓN Y CONTINUIDAD DE TRABAJOS CON CLIENTES

Solo se aceptarán o continuara con clientes a los que la compañía haya podido obtener un conocimiento adecuado de la naturaleza de los negocios del cliente, de la complejidad de sus operaciones, de los requisitos específicos del encargo y de la finalidad, naturaleza y alcance del trabajo que se va a realizar, así como comprobar la integridad y solvencia ética y moral, tanto del cliente como de sus principales directores.
Solo se aceptarán clientes que cumplan las regulaciones colombianas y tengan el compromiso de mejorar las practicas de gobierno corporativo o los controles internos.
Se rechazarán clientes cuando TBA no cuente con personal suficiente o idóneo para realizar el trabajo solicitado.
Es obligación de todo el personal de TBA, informar si tiene algún conflicto de interés o conocen de algún conflicto de interés que tenga otro funcionario con relación a algún cliente o funcionario del cliente.
Es obligación de todo el personal de TBA, informar si no cuentan con independencia total (mental, económica y moral) para realizar un trabajo o conocen de otro funcionario que no tenga dicha independencia para realizar un trabajo.
Solo se aceptarán clientes que pertenezcan a sectores económicos en los cuales los socios o gerentes tengan un conocimiento profundo de los mimos.
En caso de existir alguna otra amenaza para la aceptación o continuidad de un cliente, la junta de socios las evaluara apoyándose en los lineamientos y recomendaciones incluidos los numerales 210.6, 210.7, 210.8, 210.9, 210.10 y 210.11 del anexo 4 del DUR 2420 de 2015 y sus modificaciones posteriores.

VII. CONFLICTO DE INTERESES

Cuando ocurran conflictos de interés que originen una amenaza en relación con la objetividad y los demás principios fundamentales, se deberá:

Antes de aceptar relaciones con un nuevo cliente o continuar con un cliente antiguo, el Socio a cargo deberá tomar medidas razonables para identificar circunstancias que podrían originar un conflicto de intereses.
Se deben asignar equipos diferentes cuando se preste un servicio relacionado con alguna determinada cuestión a dos o mas clientes cuyos intereses con respecto a dicha cuestión sean contrapuestos.
No se debe asignar un profesional, cuando los intereses del profesional con respecto a una determinada cuestión y los intereses del cliente al que se presta el servicio relacionado con dicha cuestión son contrapuestos.

Cualquier otro conflicto de interés que sea detectados, será resuelto por la Junta de Socios, siguiendo los lineamientos y recomendaciones de los numerales 220.1 a 220.14 del Anexo 4 de DUR 2420 de 2015 y sus modificaciones posteriores.

VIII. HONORARIOS Y OTROS TIPOS DE REMUNERACION

Para la determinación de honorarios, los socios de TBA deben calcular el numero de horas a invertir, por cada nivel de personal asignado, a la tarifa estándar de TBA.
En el evento en que en el desarrollo del trabajo se determine que el monto de los honorarios quedo subestimado, originando una amenaza de interés propio con relación a la competencia y diligencia profesional. El Socio a cargo pondrá en conocimiento del cliente las condiciones del encargo, y en especial, la base sobre la cual se calculan los honorarios y el tiempo requerido, para sustentar un reajuste de honorarios. En caso de no llegar a un acuerdo con el cliente, se debe informar al cliente la no continuidad del servicio una vez se termine el periodo contratado, garantizando, así sea a costo de TBA, que el servicio cuente con todos parámetros de calidad establecidos po las normas pertinentes y la política de Calidad de TBA.
TBA no cobrara comisiones u honorarios por referencia de otros profesionales o servicios a clientes.

IX. PUBLICIDAD Y MERCADOTECNIA

La comunicación a través de publicidad y mercadotecnia de las unidades de negocios de TBA deberá ser:

Legal, decente, honesta, verdadera y conforme a principios de competencia justa y de buena práctica de negocios.
Preparada con un debido sentido de responsabilidad social y basada en principios de honradez y buena fe.
Comprobable y exenta de elementos que pudieran inducir a una interpretación errónea de las características de los productos y servicios que TBA ofrece.
Respetuosa de los valores morales, evitando circunstancias no éticas que vulneren la integridad y dignidad humana, o use símbolos culturalmente ofensivos a un género, raza, religión, clase social o preferencia política.
Los directivos deben asegurarse que a los consultores en publicidad y otras agencias afines se les proporcione una copia de este Código, así como también de que tienen un conocimiento pleno de la necesidad de cumplirlo en la ejecución de cualquier trabajo que efectúen a nombre de la compañía.

X. REGALOS E INVITACIONES

Con el fin de evitar que pueda surgir una amenaza de interés propio o de familiaridad en relación con la objetividad si se acepta un regalo de un cliente, se prohíbe a todo el personal de TBA recibir regalos, a excepción de artículos menores, tales como llaveros, camisetas, cachuchas u otros menores contramarcados con el logo del cliente.
Los funcionarios de TBA pueden aceptar invitaciones que se realicen en el curso normal de los negocios sin que exista intención especifica de influir en la toma de decisiones o de obtener información, tales como desayunos, almuerzos o comidas de trabajo.
Queda prohibido al personal de TBA aceptar invitaciones de clientes donde la intención sea primordialmente ingerir licor, asistir a espectáculos o viajes.
Los funcionarios de TBA deben estar atentos de que su familia no acepte invitaciones o regalos de clientes, de lo contrario debe informar inmediatamente al Socio a cargo del trabajo para que busque la salvaguarda correspondiente.
Cualquier duda sobre la interpretación relacionada con este tema debe ser consultada con el socio a cargo.

XI. OBJETIVIDAD E INDEPENDENCIA

Todos los funcionarios y profesionales de TBA que participen en un servicio de aseguramiento, deben determinar si existen amenazas en relación con el cumplimiento del principio fundamental de objetividad. Como resultado de tener intereses en, o relaciones con, un cliente o sus administradores, directivos o empleados, es decir debe ser independiente del del cliente del encargo. Para el efecto por cada trabajo de aseguramiento deben firmar una declaración de independencia de acuerdo al modelo establecido por TBA.
En caso de existir alguna amenaza con relación a la objetividad, el funcionario o profesional de TBA informara al Socio a cargo del encargo para determinar alguna de las siguientes acciones:
- Retirarse del equipo del encargo.
- Procedimientos de supervisión.
- Poner fin a la relación financiera o empresarial que origina la amenaza.
- Comentar la cuestión con niveles más altos de la dirección dentro de la firma.
Para resolver cualquier duda o determinar la salvaguarda apropiada de acuerdo alas circunstancias, los Socios de TBA deben consultar la sección 290 del Anexo 4 de DUR 2420 de 2015 y sus modificaciones posteriores.

XII SANCIONES APLICABLES

Las sanciones por incumplimiento del Código de Ética serán las que a continuación se señalan y se aplicarán atendiendo las circunstancias de cada caso en concreto, de acuerdo con la gravedad de la falta, el daño o posible daño causado, la reincidencia, entre otras:

Amonestación verbal.
Obligación de tomar capacitaciones especificas
Amonestación escrita, con cargo a la Hoja de Vida.
Suspensión sin remuneración de hasta por quince (15) días.
Terminación del contrato de trabajo.
Terminación de contrato de trabajo con demanda por daños causados.
Notificación a la Junta Central de Contadores o asociación profesional correspondiente.

Aprobado por Socio Principal:

Se deja constancia que el presente código de ética fue aprobada por la Asamblea General de Accionistas en su sesión de fecha 22 de marzo de 2021 según acta No. 30